Achtung Liebe – digitale Effizienz für die Organisation von Schuleinsätzen
Achtung Liebe Schweiz ist ein Verein, der sich für die Förderung von Beziehungs- und Sexualkompetenz bei Jugendlichen einsetzt. Mit Workshops unterstützt er Schulen und Lehrpersonen dabei, Themen wie Liebe und Sexualität zeitgemäss und altersgerecht zu vermitteln. Für die Organisation der Schuleinsätze durften wir eine Laravel-basierte Webapplikation entwickeln.
Leistungen
Alles beginnt mit einer Anfrage – wenn Lehrpersonen oder Schulen die sexuelle Aufklärung nicht selbst durchführen möchten, können sie die Expertinnen von Achtung Liebe engagieren. Über ein Formular werden wichtige Informationen wie verfügbare Termine, Klassengrösse und gewünschte Anzahl Unterrichtsstunden erfasst. Die Anfrage wird dann an das neue Tool von Achtung Liebe weitergeleitet.
Der neue Einsatz erscheint für die Verantwortlichen in der Applikation und wird auf Vollständigkeit geprüft.
Besonders viel Wert wurde auf die einfache und intuitive Bearbeit-Möglichkeit der einzelnen Einsatzinformationen gelegt. Alle Felder lassen sich nachträglich einfach bearbeiten: Einsatztermine und Rechnungsadressen anpassen, Workshop-Teams zusammenstellen oder die Themen-Schwerpunkte neu setzen.
Die individuell entwickelte Webapplikation erleichtert unser Leben enorm und die Zusammenarbeit haben wir sehr geschätzt.
Saira Vögeli, Präsidentin Achtung Liebe Zürich
Das Herzstück der Applikation ist das Abfragen der Verfügbarkeiten der Mitgliederinnen zu den eingegangenen Einsätzen und das reibungslose Zusammenspiel der verschiedenen Nutzerrollen.
Die eingehenden Anfragen werden vom Admin geprüft und für die Vereinsmitgliederinnen freigeschaltet. Die Mitgliederinnen erhalten eine Benachrichtigung und können für jedes Datum innerhalb eines Einsatzes ihre Verfügbarkeit angeben. Der Admin behält den Überblick, wie viele Mitgliederinnen sich bereits gemeldet haben und bei welchen Einsätzen eventuell neue Termine mit den Lehrpersonen vereinbart werden müssen. Sobald genügend Mitgliederinnen zur Verfügung stehen, kann der Admin die Teams für jeden Termin zusammenstellen und der Einsatz ist bestätigt.
Bestätigte Einsätze werden im persönlichen Profil jedes Mitglieds angezeigt, sodass sie sowohl ihre bevorstehenden als auch vergangenen Einsätze übersichtlich einsehen können.
Das neue Webtool erfüllt sehr spezifische Anforderungen und ermöglicht es damit, Verfügbarkeiten optimal auf unsere Kund*innen abzustimmen.
Maurizio Hitz, Mitglied Achtung Liebe Zürich
Die Verwaltung der vielfältigen Aufträge und Anfragen erforderte bislang manuelle Prozesse, die zeitaufwendig und vor allem fehleranfällig waren. Durch die neue Webapplikation ist der gesamte Prozess in einem Tool zusammengeführt und kann von den Einsatzverantwortlichen von Achtung Liebe nahtlos bearbeitet werden.
Auch die Nachbearbeitung der Einsätze erfolgt nun über die Webapplikation. Für durchgeführte Einsätze kann eine Rechnung mit QR-Code generiert und automatisiert versendet werden. Nach Zahlungseingang erhält der Auftrag den endgültigen Status abgeschlossen.
Da Achtung Liebe schweizweit tätig ist, wurde die Webapplikation mandantenfähig aufgebaut. Einsatzverantwortliche und Mitgliederinnen haben jeweils nur Zugriff auf die Einsätze ihrer Region. Hat eine Lehrperson einen Einsatz mit der falschen Region erfasst, können Einsätze auf andere Regionen übertragen werden. Auch dieser Prozess konnte digitalisiert werden und kann auf weitere Regionen ausgeweitet werden.
Die digitale Lösung hat nicht nur das Vereinsmanagement optimiert, sondern auch den Aufwand für Lehrpersonen und Schulen reduziert. Durch das benutzerfreundliche Anfrageformular und die transparente und automatisierte Kommunikation während des gesamten Prozesses erhalten Lehrpersonen zeitnah Rückmeldungen zum Status ihrer Anfrage.
Die Schwerpunkte des Projekts:
- Automatisierte Workflows: Verwaltung von Einsätzen in klar definierten Abläufen mit automatisierten Mails und Generierung von QR-Code Rechnungen.
- Flexibilität: Nachträgliche Anpassung aller Einsatz-Details.
- Benutzerrollen Management: Reibungsloses Zusammenspiel zwischen Admins, Vereinsmitgliedern und Lehrpersonen.
